Ein Fertigungsunternehmen erwägt den Wechsel von SAP zu Odoo. Bevor es Daten überträgt, muss es entscheiden, welche Abläufe bleiben und welche sich ändern sollen. Diese Entscheidungen bestimmen Umfang und Kosten der Migration sowie die spätere Arbeit der Anwender.
Beginnen Sie mit Abläufen und Verantwortlichkeiten
Erfassen Sie Anwendungen, SAP-Eigenentwicklungen, Systemverbindungen, Benutzerrollen und vorgeschriebene Berichte. Listen Sie die grundlegenden Produkt-, Kunden- und Lieferantendaten auf, die sogenannten Stammdaten. Benennen Sie für jeden Prozess eine verantwortliche Person und dokumentieren Sie seine Abhängigkeiten von anderen Systemen.
Proben Sie die Datenübernahme
Vergleichen Sie die Anforderungen mit den Standardfunktionen von Odoo. Legen Sie fest, wie Produkte, Geschäftspartner, Anfangsbestände und offene Vorgänge übernommen werden. Prüfen Sie wichtige Schnittstellen und führen Sie einen Testimport durch. Vor der Umstellung müssen die Summen in beiden Systemen übereinstimmen.
Vergleichen Sie die vollständigen Kosten
Das Modell rechnet mit jährlichen Kosten von 380.000 EUR und einer Alternative von 62.000 EUR. Die Differenz beträgt 318.000 EUR, rund 84 %. Die Beträge dienen der Veranschaulichung; auch der Zeitplan von 14 Wochen ist keine Terminzusage. Eine reale Entscheidung muss Migration, Support, Lizenzen, Hosting und spätere Upgrades einbeziehen.
Testen Sie Alltag und Ausnahmefälle vor dem Start
Vereinbaren Sie mit Finanzabteilung und Betrieb die Tests für die Abnahme. Prüfen Sie Datenabgleich, Berechtigungen, das Verhalten bei Schnittstellenausfällen und die Rückkehr zum vorherigen System. Auch beim Einsatz von KI in der Entwicklung bleiben Codeprüfung, Tests und ein Wartungsplan erforderlich.
Was die Modellabbildungen zeigen
Die Diagramme veranschaulichen das beschriebene Vorgehen. Die Beschriftungen in den Abbildungen sind auf Englisch.
